Un cliente richiede un preventivo e non confronta solo il prezzo, ma anche quanto tempo deve aspettare. Nei progetti con un breve termine decisionale, il fornitore che risponde entro un giorno è avvantaggiato, indipendentemente da cosa contenga quel preventivo. La velocità di preventivazione non è quindi solo una caratteristica di servizio, è un filtro con cui i clienti selezionano in anticipo chi partecipa ancora al confronto.
Ciò che sta dietro a questa velocità varia notevolmente da azienda ad azienda. In un'azienda è un venditore che cerca calcoli, consulta listini prezzi e compila un modello. In un'altra azienda quel processo è in gran parte automatizzato: le specifiche vengono acquisite, i prezzi calcolati, e rimane solo un momento di controllo per qualcuno che approva o respinge il risultato con motivazione.
Comporre un preventivo consiste in una serie di passaggi che si possono distinguere in base a cosa richiedono:
I primi due passaggi sono in gran parte lavoro di calcolo e di ricerca. È esattamente il tipo di compito su cui i sistemi di AI ottengono buoni risultati: input strutturato, regole fisse, risultato ripetibile. L'ultimo passaggio, la valutazione in situazioni divergenti, rimane dipendente da qualcuno che conosce il contesto e si assume la responsabilità del risultato. Lì cambia meno, e dove questo tocca decisioni relative al personale, valgono requisiti legali propri.
Se un'azienda ha già automatizzato quei primi due passaggi non dipende dal settore, ma da come era organizzato il lavoro prima che l'AI entrasse in scena. Un'azienda la cui struttura dei prezzi è già in un sistema, con regole chiare e poche eccezioni, può far assumere quel passaggio relativamente facilmente. Un'azienda la cui determinazione dei prezzi risiede nella testa di collaboratori esperti, con molte valutazioni verbali, deve prima rendere visibile quel lavoro prima che ci sia qualcosa da automatizzare.
Questo spiega perché due aziende nello stesso mercato ottengono risultati totalmente diversi sulla velocità di preventivazione, pur essendo paragonabili per dimensioni e offerta. Un'azienda ha già impiegato le ore liberate del reparto calcoli per rispondere più velocemente e a più richieste. L'altra azienda lavora ancora con la stessa capacità di cinque anni fa, e lì la velocità di preventivazione è ancora una questione di quante persone sono disponibili quella settimana.
Finché la velocità di preventivazione era una questione di capacità disponibile, un cliente poteva presumere che un preventivo veloce dicesse qualcosa sulla capacità di un fornitore: abbastanza persone, abbastanza priorità. Se la velocità deriva principalmente da un lavoro di calcolo automatizzato, quella stessa velocità non dice più nulla al riguardo. Due fornitori possono rispondere entro un'ora mentre uno lo fa con un team di dieci persone e l'altro con un sistema e un solo valutatore.
Questo cambia ciò a cui un cliente dovrebbe effettivamente prestare attenzione. La velocità da sola non è più quindi una caratteristica distintiva, perché è alla portata di chiunque abbia automatizzato il lavoro di calcolo. Ciò che diventa distintivo è la qualità di ciò che accade in caso di richieste divergenti, e quanto sia affidabile un preventivo elaborato così rapidamente. Per l'altro lato dello stesso confronto, si veda cosa cambia l'AI nella concorrenza sul margine di errore, perché un preventivo veloce che deve essere rivisto in seguito, alla fine non fa guadagnare nulla.
La velocità di preventivazione non è separata da altre dimensioni su cui le aziende si distinguono. Chi preventiva più velocemente lo fa spesso sulla base di un modello di prezzo già stabilito altrove, si veda quale vantaggio offre l'AI sul prezzo. E la promessa contenuta in un preventivo veloce, riguardo ai tempi di consegna o alla qualità, ha valore solo se viene anche mantenuta: si veda quale vantaggio offre l'AI sui tempi di consegna e quale vantaggio offre l'AI sulla qualità. Chi vuole sapere se un concorrente ha effettivamente automatizzato la propria velocità o lavora ancora con personale aggiuntivo, a volte può dedurne qualcosa dal modo in cui quel concorrente recluta, si veda cosa rivelano i testi delle offerte di lavoro di un concorrente sul suo modo di operare.
La domanda sottostante, quale lavoro in questa specifica azienda possa realmente essere svolto dall'AI, non è rispondibile in termini generali e viene risposta per ogni compito con la scansione del lavoro di FTE TO AI.
Prima di investire in preventivi più veloci, è importante sapere se la velocità nel suo mercato è ancora un'affermazione che regge, o se i concorrenti l'hanno già superata. Si veda come verificare se la capacità distintiva esiste realmente per il modo in cui un'affermazione su velocità, prezzo o qualità può essere distinta da un'assunzione.
Il controllo gratuito delle dimensioni le permette di indicare su cosa pensa di vincere, e mostra quali di queste affermazioni sono difendibili con prove. Il benchmark completo, con la sua posizione e quella del suo gruppo di riferimento su tutte le dimensioni che nel suo mercato decidono gli affari, è in fase di sviluppo.