Um cliente pede um orçamento e não compara apenas o preço, mas também quanto tempo tem de esperar. Em projetos com um prazo de decisão curto, o fornecedor que responde num dia leva vantagem, independentemente do que consta nesse orçamento. A velocidade de orçamentos não é assim apenas uma característica de serviço, é um filtro com o qual os clientes selecionam antecipadamente quem ainda participa na comparação.
O que está por trás dessa velocidade varia muito de empresa para empresa. Numa empresa, é um vendedor que procura cálculos, verifica listas de preços e preenche um modelo. Noutra empresa, esse processo está em grande parte automatizado: as especificações são lidas, os preços calculados, e resta apenas um momento de controlo para alguém que aprova ou rejeita o resultado com justificação.
A elaboração de um orçamento consiste num conjunto de passos que se distinguem pelo que é necessário para cada um:
Os primeiros dois passos são em grande parte trabalho de cálculo e de consulta. É precisamente o tipo de tarefa em que os sistemas de IA se destacam: dados estruturados, regras fixas, resultado repetível. O último passo, a avaliação em situações que fogem ao padrão, continua a depender de alguém que conhece o contexto e assume a responsabilidade pelo resultado. Aí a mudança é menor, e onde isso toca em decisões sobre pessoal, aplicam-se requisitos legais próprios.
Se uma empresa já automatizou esses primeiros dois passos não depende do setor, mas de como o trabalho estava organizado antes de a IA entrar em cena. Uma empresa cuja estrutura de preços já está num sistema, com regras claras e poucas exceções, consegue fazer com que esse passo seja assumido com relativa facilidade. Uma empresa cuja definição de preços está na cabeça de colaboradores experientes, com muitas ponderações verbais, tem primeiro de tornar esse trabalho visível antes de haver algo a automatizar.
Isso explica por que duas empresas no mesmo mercado obtêm resultados totalmente diferentes na velocidade de orçamentos, apesar de serem comparáveis em dimensão e oferta. Uma empresa já utilizou as horas libertadas do departamento de cálculo para responder mais depressa e a mais pedidos. A outra empresa continua a trabalhar com a mesma ocupação de há cinco anos, e a velocidade de orçamentos continua ali a ser uma questão de quantas pessoas estão disponíveis nessa semana.
Enquanto a velocidade de orçamentos era uma questão de ocupação, um cliente podia partir do princípio de que um orçamento rápido dizia algo sobre a capacidade de um fornecedor: pessoas suficientes, prioridade suficiente. Quando a velocidade vem sobretudo de cálculo automatizado, essa mesma velocidade já não diz nada sobre isso. Dois fornecedores podem responder dentro de uma hora, sendo que um o faz com uma equipa de dez e o outro com um sistema e um único avaliador.
Isso muda aquilo a que um cliente deve realmente prestar atenção. A velocidade por si só deixa então de ser uma característica distintiva, porque está ao alcance de qualquer um que tenha automatizado o cálculo. O que passa a distinguir é a qualidade daquilo que acontece nos pedidos que fogem ao padrão, e quão fiável é um orçamento produzido tão depressa. Para esse outro lado da mesma comparação, veja o que a IA muda na concorrência na margem de erro, pois um orçamento rápido que depois tem de ser revisto não ganha, no final, nada.
A velocidade de orçamentos não está separada de outras dimensões em que as empresas se distinguem. Quem orça mais depressa fá-lo muitas vezes com base num modelo de preços já definido noutro lugar, veja que vantagem a IA proporciona no preço. E a promessa que consta de um orçamento rápido, sobre o prazo de entrega ou a qualidade, só tem valor se também for cumprida: veja que vantagem a IA proporciona no prazo de entrega e que vantagem a IA proporciona na qualidade. Quem quiser saber se um concorrente automatizou de facto a sua velocidade ou ainda trabalha com pessoal adicional, por vezes consegue perceber algo disso pela forma como esse concorrente recruta, veja o que os textos de vagas de um concorrente revelam sobre o seu modo de trabalhar.
A questão subjacente, que trabalho nesta empresa específica pode realmente ser assumido pela IA, não pode ser respondida em termos gerais e é respondida por tarefa através do scan de trabalho da FTE TO AI.
Antes de investir em orçamentos mais rápidos, importa saber se a velocidade no seu mercado ainda é uma afirmação que se sustenta, ou se os concorrentes já a ultrapassaram. Veja como testar se a capacidade distintiva realmente existe para a forma de distinguir uma afirmação sobre velocidade, preço ou qualidade de um pressuposto.
A verificação gratuita de dimensões permite-lhe indicar em que pensa que ganha, e mostra quais dessas afirmações podem ser defendidas com provas. O benchmark completo, com a sua posição e a do seu grupo de referência em todas as dimensões que no seu mercado decidem os negócios, está em construção.