La certificazione è stata a lungo considerata una voce di costo fissa con tempi di realizzazione prevedibili. Chi aveva in ordine un certificato ISO, un attestato di settore o una qualifica specifica per il cliente, poteva metterlo sul sito e l'affare era chiuso per quel criterio. Il confronto tra fornitori non verteva quindi sulla domanda se il certificato ci fosse, ma su quanto velocemente lo si potesse mostrare, quanto fosse aggiornato, e quanto sforzo costasse mantenerlo accanto ad altri obblighi.
Quest'ultimo punto è esattamente dove si trova il lavoro: comporre fascicoli, raccogliere documenti probatori, preparare audit, tenere traccia delle ricertificazioni, tradurre le modifiche alle norme in procedure interne. Questa era capacità. Alcuni fte che periodicamente venivano rimessi sotto torchio, con picchi nei momenti di audit e mesi tranquilli nel mezzo.
Se l'AI si occupa in gran parte della redazione e dell'aggiornamento dei fascicoli di certificazione, non cambia il certificato in sé, ma ciò che lo distingue. Un certificato che è sempre completo e dimostrabile sul tavolo entro un giorno rappresenta un vantaggio competitivo diverso rispetto a un certificato che esiste ma richiede tre settimane per essere dimostrato in una gara d'appalto. Il confronto si sposta da "il fornitore possiede il certificato" a "quanto velocemente e in modo completo il fornitore può fornire la prova quando serve".
Questo riguarda tre tipi di lavoro, non nella stessa misura:
La differenza tra aziende non sta quindi nel possedere o meno il certificato, ma in quanto del lavoro preparatorio sia già stato spostato. Un'azienda in cui il fascicolo viene aggiornato continuamente da un sistema che segnala le anomalie compete a un ritmo diverso rispetto a un'azienda in cui il fascicolo viene rimesso a lucido manualmente una volta l'anno in vista dell'audit.
Questa differenza dipende da alcuni fattori che variano da azienda ad azienda: quanto è già strutturato il dato sottostante, se la norma stessa lascia spazio a una prova automatizzata, e se l'ente certificatore riconosce i fascicoli automatizzati come prova a pieno titolo. Un'azienda con processi ben documentati in un sistema digitale può spostare quel lavoro più velocemente di un'azienda in cui la documentazione si trova ancora in cartelle e caselle di posta. Non è una questione di volontà, ma di punto di partenza.
Per il responsabile commerciale la domanda non è quindi se l'AI "si sostituisca" alla certificazione, ma quale parte del lavoro sottostante in questa specifica azienda sia già a un punto tale da poter essere assunto dall'AI, e quale parte poggi ancora sul lavoro umano. Questa è una domanda diversa da una questione di personale: riguarda la natura del lavoro, non chi lo esegue. Per le decisioni relative al personale valgono requisiti legali propri, indipendenti da questa domanda. Proprio questa distinzione, per compito anziché in termini generali, è ciò a cui risponde la scansione del lavoro di FTE TO AI.
La certificazione non è isolata dal resto del confronto. Lo stesso spostamento avviene ad esempio per la velocità con cui vengono redatti i preventivi, per la facilità con cui un cliente può fare affari con un fornitore, e per il modo in cui viene motivata l'assunzione di garanzia e rischio. In tutti questi casi non cambia la promessa, ma la velocità e la dimostrabilità con cui quella promessa viene mantenuta. Un concorrente che sulla certificazione ha la stessa carta ma presenta il fascicolo più velocemente vince un affare che a prima vista sembrava identico.
Ciò rende la certificazione una dimensione facile da sovrastimare o sottostimare in una valutazione autonoma della posizione competitiva. Chi vuole sapere come la propria posizione si confronta con quella di fornitori comparabili non può fare a meno di un modo per confrontarsi con i concorrenti sulla base di ciò che è effettivamente dimostrabile, non di ciò che è scritto sul sito.
Il primo passo non è acquistare un sistema, ma definire con chiarezza l'affermazione. Individui su cosa pensa di vincere in materia di certificazione: velocità di consegna, ampiezza del pacchetto di certificati, aggiornamento del fascicolo. La verifica dimensionale gratuita mostra quali di queste affermazioni siano al momento difendibili con prove e quali si basino soprattutto su supposizioni. Il benchmark completo, con il gruppo di riferimento valutato su ogni dimensione e motivato in modo tracciabile, è in fase di realizzazione.