Un potenziale cliente richiede un preventivo a tre fornitori. Chi risponde primo non è automaticamente in testa, ma determina il quadro di riferimento con cui vengono letti gli altri due preventivi. La velocità di preventivazione non è quindi una questione operativa secondaria. È una dimensione su cui i clienti, spesso senza dirlo apertamente, confrontano i fornitori tra loro.
Fino a poco tempo fa, quella velocità era in gran parte una funzione della disponibilità di personale. Quante persone aveva libere per valutare una richiesta, cercare i prezzi, compilare un modello e controllare il tutto prima che uscisse dalla porta. Più richieste significava più tempo di attesa, a meno che non si liberasse più capacità. Quel legame tra disponibilità di personale e velocità è esattamente ciò che in alcuni contesti viene ora spezzato.
Un preventivo consiste in una serie di passaggi ricorrenti: interpretare la richiesta, far corrispondere le specifiche con un catalogo prodotti o un pacchetto di servizi, calcolare prezzi e margini, redigere un documento e controllare il risultato per errori e assunzioni. Ogni passaggio ha un rapporto diverso tra ciò che un sistema può assumersi e ciò che resta lavoro umano.
Far corrispondere le specifiche con un catalogo e compilare un modello sono attività che un sistema AI può assumersi, purché i dati sottostanti siano strutturati. La determinazione dei prezzi per prodotti standard spesso rientra nella stessa categoria. In caso di personalizzazioni, eccezioni o clienti politicamente sensibili, resta necessaria una forma di supervisione: il sistema elabora una proposta, una persona approva o rifiuta e ne indica il motivo. Lo spazio di negoziazione complesso, i contratti eccezionali e la relazione finale con il cliente restano lavoro umano, anche quando il resto del processo è automatizzato.
Lo spostamento non consiste quindi in "l'AI crea i preventivi". Consiste in quale parte della catena, dalla richiesta all'invio, forma ancora una coda di attesa, e quale parte non lo fa più.
Nel momento in cui, presso un concorrente, la fase di corrispondenza e di redazione del documento viene svolta in gran parte da un sistema, per loro scompare la relazione tra volume di richieste e tempo di risposta che presso di lei forse esiste ancora. Loro possono assorbire un picco di richieste senza che il preventivo esca più lentamente dalla porta. Presso di lei, il tempo di attesa aumenta non appena la disponibilità di personale raggiunge il limite massimo.
Questo è il nucleo dello spostamento: la velocità di preventivazione era un risultato della pianificazione del personale e diventa, nei luoghi dove questo già funziona, un risultato dell'impostazione del sistema e della qualità dei dati. Chi non ha i propri dati di prodotto in ordine, chi ha la logica dei prezzi solo nella testa dei collaboratori senior, non può fare questo passo, indipendentemente da quante persone si aggiungano. Chi invece ha questo in ordine, vede la velocità scollegarsi dal volume.
Questo spiega perché due aziende nello stesso mercato, con dimensioni di personale comparabili, possano oggi avere una velocità di preventivazione diversa senza che l'una lavori più duramente dell'altra. La differenza sta in quale parte del processo di preventivazione è già stata trasferita a un sistema, e quale parte attende ancora un momento libero in un'agenda.
La velocità di preventivazione non è un elemento isolato. Un preventivo più rapido che comporta un margine di errore più elevato non è un vantaggio ma un problema spostato; ciò che entra in gioco in questo è descritto in lo spostamento nel margine di errore dovuto all'AI. La velocità si riflette anche sul posizionamento dei prezzi, perché un fornitore che risponde più velocemente conduce prima la conversazione sulle condizioni; questo meccanismo ritorna in come l'AI cambia la concorrenza sui prezzi. E poiché un preventivo spesso contiene la prima indicazione dei tempi di consegna, questa dimensione riguarda direttamente come l'AI cambia la concorrenza sui tempi di consegna.
Per determinare rispetto a chi confrontare effettivamente la propria velocità di preventivazione, è importante scegliere il giusto gruppo di riferimento; ciò che questo comporta è illustrato in cos'è un peer group e come si compone. Chi vuole sapere se la velocità in qualche parte del mercato non costituisce ancora un vantaggio competitivo e quindi offre spazio, trova l'approccio in cosa mostra un'analisi white space.
Se presso di lei la velocità di preventivazione sia ancora una questione di disponibilità di personale o già una questione di impostazione del sistema, dipende da come è strutturato il suo proprio processo di preventivazione e quale parte di esso può essere supportata dall'AI. Quali attività nella sua azienda siano effettivamente da trasferire, con quale livello di supervisione, è una domanda da porsi per ogni singola attività, non una stima generale; la scansione del lavoro di FTE TO AI risponde a questa domanda in modo concreto per i suoi processi.
Questo riguarda in alcuni casi anche l'impiego del personale legato ai preventivi. Per le decisioni relative a funzioni o organico valgono requisiti legali propri; questa pagina riguarda ciò che si sposta nel lavoro stesso, non ciò che un datore di lavoro dovrebbe fare con questo.
Individui su cosa pensa di vincere rispetto ai suoi concorrenti in termini di velocità di preventivazione, e verifichi questa ipotesi. Il controllo dimensionale gratuito mostra quali delle sue affermazioni possono essere attualmente sostenute con prove e quali restano ancora prive di fondamento. Il benchmark completo, con il confronto completo rispetto al suo peer group, è in fase di realizzazione.