Potencijalni klijent traži ponudu od tri strane. Onaj koji prvi odgovori ne stoji automatski na vrhu, ali određuje referentni okvir na temelju kojeg se čitaju druge dvije ponude. Brzina izrade ponuda time nije operativna sitnica. To je dimenzija na temelju koje klijenti, često bez da to izgovore, uspoređuju dobavljače jedne s drugima.
Do nedavno je ta brzina bila u velikoj mjeri funkcija popunjenosti kapaciteta. Koliko ljudi ste imali slobodnih za procjenu upita, traženje cijena, popunjavanje predloška i provjeru cjeline prije nego što je otišla iz kuće. Više upita značilo je više vremena čekanja, osim ako niste oslobodili dodatan kapacitet. Ta veza između popunjenosti kapaciteta i brzine upravo je ono što se na nekim mjestima danas prekida.
Ponuda se sastoji od nekoliko koraka koji se ponavljaju: tumačenje upita, usklađivanje specifikacija s katalogom proizvoda ili paketom usluga, izračun cijena i marži, sastavljanje dokumenta i provjera rezultata na greške i pretpostavke. Svaki korak ima drugačiji odnos između onoga što sustav može preuzeti i onoga što ostaje ljudski posao.
Usklađivanje specifikacija s katalogom i popunjavanje predloška zadaci su koje AI sustav može preuzeti, pod uvjetom da su temeljni podaci strukturirani. Određivanje cijena za standardne proizvode često prelazi u istu kategoriju. Kod prilagođenih rješenja, iznimaka ili politički osjetljivih klijenata i dalje je potreban oblik nadzora: sustav priprema prijedlog, a čovjek ga odobrava ili odbija i navodi razlog. Složeni prostor za pregovaranje, ugovori s iznimkama i konačan odnos s klijentom ostaju ljudski posao, čak i kad je ostatak procesa automatiziran.
Pomak se, dakle, ne nalazi u tvrdnji „AI izrađuje ponude”. Nalazi se u tome koji dio lanca od upita do slanja još čini red čekanja, a koji dio to više nije.
Čim kod konkurenta korak usklađivanja i izrade dokumenta uglavnom preuzme sustav, kod njih nestaje veza između obujma upita i vremena odgovora koja kod vas možda još postoji. Oni mogu podnijeti vrh u broju upita bez da ponuda sporije izlazi iz kuće. Kod vas se vrijeme čekanja produžuje čim popunjenost kapaciteta dosegne granicu.
To je srž pomaka: brzina izrade ponuda bila je rezultat planiranja osoblja, a na mjestima gdje ovo već funkcionira postaje rezultat postavljanja sustava i kvalitete podataka. Onaj tko nema uređene podatke o proizvodima, onaj tko logiku cijena čuva samo u glavama viših djelatnika, ne može napraviti taj korak, koliko god se ljudi dodalo. Onaj tko to ima uređeno, vidi kako se brzina odvaja od obujma.
Ovo objašnjava zašto dvije tvrtke na istom tržištu, sa sličnom veličinom osoblja, sada mogu imati različitu brzinu izrade ponuda, bez da jedna radi teže od druge. Razlika je u tome koji je dio procesa izrade ponude već prebačen na sustav, a koji dio još čeka slobodan trenutak u kalendaru.
Brzina izrade ponuda ne stoji izolirano. Brža ponuda koja donosi veću stopu pogrešaka nije prednost, već premješten problem; što u tome igra ulogu, opisano je u pomaku u stopi pogrešaka uslijed AI-ja. Brzina se također odražava na pozicioniranje cijena, jer dobavljač koji brže odgovori prije stupa u razgovor o uvjetima; taj mehanizam se ponovno razmatra u kako AI mijenja konkurenciju na cijeni. A jer ponuda često sadrži prvu naznaku roka isporuke, ova dimenzija izravno se dodiruje s kako AI mijenja konkurenciju na roku isporuke.
Da bi se odredilo s kime uopće treba uspoređivati brzinu izrade ponuda, važno je odabrati pravu skupinu za usporedbu; što je pri tome bitno, objašnjeno je u što je peer group i kako se sastavlja. Onaj tko želi znati je li brzina negdje na tržištu još uvijek konkurentska prednost koja nije iskorištena i time nudi prostor, pristup za to pronalazi u što pokazuje white space analiza.
Je li brzina izrade ponuda kod vas još pitanje popunjenosti kapaciteta ili već pitanje postavljanja sustava, ovisi o tome kako je vaš vlastiti proces izrade ponuda strukturiran i koji se dio toga može podržati AI-jem. Koji se zadaci u vašoj vlastitoj tvrtki stvarno mogu preuzeti, s kojom razinom nadzora, pitanje je po zadatku, a ne opća procjena; radna analiza (werkscan) tvrtke FTE TO AI odgovara na to pitanje konkretno za vaše procese.
Ovo u nekim slučajevima također utječe na raspored osoblja oko ponuda. Za odluke o radnim mjestima ili formaciji vrijede zasebni zakonski zahtjevi; ova stranica govori o tome što se mijenja u samom poslu, a ne o tome što bi poslodavac s tim trebao učiniti.
Odredite na čemu smatrate da pobjeđujete u odnosu na svoje konkurente u području brzine izrade ponuda, i provjerite tu pretpostavku. Besplatna provjera dimenzija pokazuje koje se od vaših tvrdnji trenutno mogu potkrijepiti dokazima, a koje još lebde bez uporišta. Potpuni benchmark, s cjelovitom usporedbom u odnosu na vašu peer group, u izradi je.