En prospekt anmoder om et tilbud hos tre parter. Den der reagerer først, kommer ikke automatisk øverst, men bestemmer dog den referenceramme, hvormed de to andre tilbud bliver læst. Tilbudshastighed er dermed ikke en operationel bisag. Det er en dimension, hvorpå kunder, ofte uden at udtale det, stiller leverandører op mod hinanden.
Indtil for nylig var denne hastighed i vid udstrækning en funktion af bemanding. Hvor mange mennesker havde I ledige til at vurdere en anmodning, slå priser op, udfylde en skabelon og kontrollere det hele, før det gik ud af døren. Flere anmodninger betød mere ventetid, med mindre I frigjorde mere kapacitet. Det forhold mellem bemanding og hastighed er præcis det, der nu bliver brudt på nogle steder.
Et tilbud består af en række tilbagevendende trin: at tolke anmodningen, matche specifikationer med et produktkatalog eller servicepakke, beregne priser og marginer, sammensætte et dokument og kontrollere resultatet for fejl og forudsætninger. Hvert trin har et andet forhold mellem, hvad et system kan overtage, og hvad der forbliver menneskeligt arbejde.
At matche specifikationer med et katalog og udfylde en skabelon er opgaver, som et AI-system kan overtage, forudsat at de underliggende data er struktureret. Prisstillelse ved standardprodukter skifter ofte til samme kategori. Ved skræddersyede løsninger, undtagelser eller politisk følsomme kunder er en form for tilsyn stadig nødvendig: systemet udarbejder et forslag, et menneske godkender eller afviser det og angiver grunden. Kompleks forhandlingsrum, undtagelseskontrakter og den endelige kunderelation forbliver menneskeligt arbejde, også når resten af processen er automatiseret.
Forskydningen ligger altså ikke i "AI laver tilbud". Den ligger i, hvilken del af kæden fra anmodning til afsendelse stadig udgør en kø, og hvilken del der ikke længere gør det.
Så snart en konkurrent lader matchnings- og dokumenttrinnet i vid udstrækning blive udført af et system, forsvinder hos dem forholdet mellem anmodningsvolumen og responstid, som måske stadig eksisterer hos jer. De kan absorbere en spids i anmodninger, uden at tilbuddet går langsommere ud af døren. Hos jer stiger ventetiden, så snart bemandingen når loftet.
Det er kernen i forskydningen: tilbudshastighed var et resultat af personaleplanlægning og bliver, på de steder hvor det allerede fungerer, et resultat af systemopsætning og datakvalitet. Den, der ikke har sine produktdata i orden, den, der kun har prislogik siddende i hovedet på seniormedarbejdere, kan ikke tage det skridt, uanset hvor mange medarbejdere der kommer til. Den, der derimod har det i orden, ser hastighed blive afkoblet fra volumen.
Dette forklarer, hvorfor to virksomheder i samme marked, med sammenlignelig personalestørrelse, i dag kan have forskellig tilbudshastighed, uden at den ene arbejder hårdere end den anden. Forskellen ligger i, hvilken del af tilbudsprocessen der allerede er overdraget til et system, og hvilken del der stadig venter på et ledigt tidspunkt i en kalender.
Tilbudshastighed står ikke alene. Et hurtigere tilbud, der giver en højere fejlmargin, er ikke et forspring, men et forskudt problem; hvad der spiller ind her, er beskrevet i forskydningen i fejlmargin gennem AI. Hastighed har også indflydelse på prispositionering, fordi en leverandør, der reagerer hurtigere, tidligere fører samtalen om betingelser; denne mekanisme går igen i hvordan AI ændrer konkurrencen på pris. Og fordi et tilbud ofte indeholder den første indikation af leveringstid, berører denne dimension direkte hvordan AI ændrer konkurrencen på leveringstid.
For at afgøre, hvem I egentlig skal måle tilbudshastighed op mod, er det vigtigt at vælge den rette sammenligningsgruppe; hvad det indebærer, er forklaret i hvad en peer group er, og hvordan den sammensættes. Den, der vil vide, om hastighed et sted i markedet endnu ikke er en konkurrencefordel og dermed giver plads, finder tilgangen hertil i hvad en white space-analyse viser.
Om tilbudshastighed hos jer stadig er et spørgsmål om bemanding eller allerede et spørgsmål om systemopsætning, afhænger af, hvordan jeres egen tilbudsproces er opbygget, og hvilken del af den, der kan understøttes med AI. Hvilke opgaver i jeres egen virksomhed faktisk kan overtages, og med hvilket niveau af menneskeligt tilsyn, er et spørgsmål pr. opgave, ikke en generel vurdering; arbejdsscanningen fra FTE TO AI besvarer det spørgsmål konkret for jeres processer.
Dette berører i nogle tilfælde også personaleindsatsen omkring tilbud. For beslutninger om funktioner eller bemanding gælder egne lovmæssige krav; denne side handler om, hvad der skifter ved selve arbejdet, ikke om, hvad en arbejdsgiver bør gøre med det.
Definer, hvor I tror, I vinder over jeres konkurrenter inden for tilbudshastighed, og test den antagelse. Den gratis dimensionskontrol viser, hvilke af jeres påstande der i øjeblikket kan underbygges med bevis, og hvilke der stadig hænger løst i luften. Den fulde benchmark, med den komplette sammenligning mod jeres peer group, er under udvikling.