Durante muito tempo, a certificação foi considerada uma questão de paciência. Planear uma auditoria, reunir dossiês, implementar correções, submeter novamente. Quem era bom nisso tinha, sobretudo, uma administração forte e um colaborador que sabia exatamente que prova correspondia a que norma. A comparação entre fornecedores girava, por isso, em torno do prazo de execução: quem conseguisse renovar o seu certificado ISO ou NEN mais rapidamente parecia ter mais controlo.
Essa comparação já não é válida em todos os casos. No momento em que a compilação do dossiê, a associação de comprovativos aos requisitos normativos e a sinalização de desvios passam a ser feitas, em parte, pela IA, aquilo que um certificado diz sobre um fornecedor muda. Já não é: esta parte dedicou o tempo necessário. Passa a ser: esta parte tem um sistema que demonstra continuamente que cumpre os requisitos.
Um processo de certificação consiste num conjunto de tarefas recorrentes. Reunir documentos e associá-los aos requisitos normativos é, em grande parte, reconhecimento de padrões: que procedimento corresponde a que artigo, que comprovativo ainda falta. Isso é trabalho que a IA já assume parcialmente hoje, em empresas que têm a sua documentação de qualidade armazenada de forma estruturada.
Sinalizar desvios antes que um auditor os encontre situa-se na categoria intermédia: a IA pode apresentar um esboço de constatação, mas cabe a um gestor de qualidade avaliar se o desvio é efetivamente relevante e que correção é necessária. O supervisão humana com fundamentação de aprovação ou reprovação continua a ser a norma aqui, não porque não haja alternativa, mas porque uma avaliação incorreta afeta diretamente o certificado.
A conversa com o auditor, a explicação de por que um processo está organizado de determinada forma, a ponderação entre a norma e a situação prática: isso continua a ser trabalho humano. Nenhuma empresa deixa um sistema negociar de forma autónoma com um organismo certificador.
Um comprador que exige a certificação como requisito compara, normalmente, pela presença do documento: o fornecedor tem o certificado ou não. Isso não muda. O que muda é a pergunta que se segue, cada vez mais frequente: quão atual é a prova em que esse certificado se baseia, e com que rapidez o fornecedor consegue demonstrar que um novo requisito foi implementado.
Um fornecedor onde a documentação é mantida de forma contínua consegue responder a essa pergunta em poucos dias. Um fornecedor onde o dossiê é atualizado apenas uma vez por ano, antes da auditoria, precisa de semanas para isso, ou tem de deixar a resposta pendente até ao ciclo seguinte. Num concurso público ou num processo de seleção, essa diferença é visível, mesmo que ambas as partes tenham o mesmo certificado exposto na parede.
O facto de uma organização já aproveitar esta vantagem não depende do setor, mas da forma como está organizada. Empresas onde a documentação de qualidade está registada de forma centralizada e estruturada podem alimentar essa documentação a um sistema que continua a verificá-la. Empresas onde os dossiês estão dispersos por pastas, caixas de correio e na cabeça de um único colaborador de qualidade simplesmente não têm base para que a IA possa assumir algo.
Isso não é uma questão de pessoal, mas uma questão de dados. Onde a formação de dossiês e a supervisão de colaboradores são redistribuídas, aplicam-se os respetivos requisitos legais próprios; isso é da responsabilidade do empregador, não desta comparação. O que aqui importa é que horas ficam disponíveis na organização quando a compilação de provas se torna mais rápida, e para onde vai essa capacidade em fte a seguir: para mais certificações, para uma resposta mais rápida a novas normas, ou para outra coisa.
A certificação raramente é considerada isoladamente numa decisão de compra. A mesma transformação ocorre em o tempo de resposta entre pedido e proposta, em a facilidade com que um cliente percorre o processo de encomenda e contratação e em a forma como os acordos de garantia e risco são registados e cumpridos. Um fornecedor que está avançado em certificação está frequentemente também avançado numa dessas outras dimensões, simplesmente porque a documentação e os sistemas subjacentes são os mesmos.
A questão de que trabalho pode efetivamente ser assumido pela IA numa empresa específica difere, no entanto, por organização e por tarefa; a análise de trabalho da FTE TO AI responde a essa questão ao nível da tarefa, não ao nível de um setor ou de uma dimensão em geral.
Muitas empresas mencionam a certificação como ponto forte no seu discurso de venda, sem conseguirem demonstrar exatamente em que consiste esse ponto forte. Quem quiser fundamentar essa afirmação encontra em a abordagem para comprovar uma afirmação de qualidade com evidências uma forma de passar de afirmação a matriz de provas. E quem estiver atrasado nesta dimensão em relação ao seu grupo de referência pode consultar os passos a tomar após um atraso numa dimensão para saber o que considerar.
O primeiro passo não é o benchmark completo, que ainda está em desenvolvimento, mas um breve levantamento: identifique onde acredita ganhar em relação ao seu grupo de referência, e verifique na verificação gratuita por dimensão quais dessas afirmações podem, neste momento, ser defendidas com provas. Isso mostra imediatamente se a certificação constitui, para a sua organização, uma vantagem demonstrável ou uma afirmação que ainda precisa de fundamentação.