Certificiranje je dolgo veljalo za vprašanje potrpljenja. Načrtovati presojo, zbrati dokumentacijo, izvesti popravke, ponovno vložiti vlogo. Kdor je bil v tem dober, je imel predvsem trdno administracijo in sodelavca, ki je natanko vedel, kateri dokaz sodi h kateri normi. Primerjava med dobavitelji je zato potekala glede na čas izvedbe: kdor je najhitreje obnovil svoj ISO- ali NEN-certifikat, je bil videti najbolj obvladujoč.
Ta primerjava povsod ne drži več. V trenutku, ko sestavljanje dokumentacije, povezovanje dokazil z normativnimi zahtevami in zaznavanje odstopanj deloma prevzame AI, se spreminja, kaj certifikat sploh pove o dobavitelju. Ne več: ta stranka si je vzela čas. Temveč: ta stranka ima sistem, ki neprekinjeno dokazuje, da izpolnjuje zahteve.
Proces certificiranja sestavlja niz ponavljajočih se dejavnosti. Zbiranje dokumentov in njihovo povezovanje z normativnimi zahtevami je večinoma prepoznavanje vzorcev: kateri postopek sodi h kateremu členu, katero dokazilo še manjka. To je delo, katerega del AI danes že prevzema v podjetjih, ki imajo dokumentacijo kakovosti strukturirano shranjeno.
Zaznavanje odstopanj, preden jih odkrije presojevalec, sodi v vmesno kategorijo: AI lahko predlaga osnutek ugotovitve, vendar vodja kakovosti presodi, ali je odstopanje dejansko relevantno in kakšen popravek je potreben. Človeški nadzor z obrazložitvijo odobritve ali zavrnitve tu ostaja pravilo, ne zato ker ne gre drugače, temveč zato ker napačna presoja neposredno vpliva na certifikat.
Pogovor s presojevalcem, pojasnilo, zakaj je proces urejen tako, kot je, tehtanje med normo in praktično situacijo: to ostaja delo ljudi. Nobeno podjetje ne prepusti sistemu, da bi samostojno pogajal s certifikacijskim organom.
Nabavni referent, ki certificiranje postavlja kot zahtevo, praviloma primerja zgolj obstoj dokumenta: ali ima dobavitelj certifikat ali ne. To se ne spreminja. Kar pa se spreminja, je vprašanje za tem, ki se postavlja vse pogosteje: kako aktualen je dokaz, na katerem certifikat temelji, in kako hitro lahko dobavitelj dokaže, da je nova zahteva že izvedena.
Dobavitelj, pri katerem se dokumentacija neprekinjeno vzdržuje, lahko na to vprašanje odgovori v nekaj dneh. Dobavitelj, pri katerem se dokumentacijo enkrat letno pripravi za presojo, za to potrebuje tedne ali pa mora z odgovorom počakati do naslednjega cikla. V razpisu ali izbirnem postopku je ta razlika vidna, tudi če imata obe stranki na steni obešen isti certifikat.
Ali organizacija to prednost že izkorišča, ni odvisno od panoge, temveč od ureditve. Podjetja, kjer je dokumentacija kakovosti centralno in strukturirano zabeležena, lahko to dokumentacijo posredujejo sistemu, ki jo neprekinjeno preverja. Podjetja, kjer so dosjeji razpršeni po mapah, poštnih predalih in glavi enega samega zaposlenega za kakovost, preprosto nimajo osnove, od katere bi AI lahko kaj prevzel.
To ni kadrovsko vprašanje, temveč vprašanje podatkov. Kjer se sestavljanje dokumentacije in nadzor nad zaposlenimi prerazporeja, veljajo za to lastne zakonske zahteve; to je stvar delodajalca, ne te primerjave. Tu je pomembno, koliko ur se v organizaciji sprosti, ko sestavljanje dokazil poteka hitreje, in kam se ta sproščena kapaciteta (v smislu fte) nato usmeri: v več certificiranj, v hitrejši odziv na nove norme ali v nekaj drugega.
Certificiranje redko stoji samo zase pri nabavni odločitvi. Enak premik se dogaja pri odzivnem času med povpraševanjem in ponudbo, pri tem, kako preprosto stranka pride skozi postopek naročanja in sklepanja pogodb ter pri načinu, kako se dogovori o garanciji in tveganju beležijo in spoštujejo. Dobavitelj, ki je pred konkurenco pri certificiranju, je pogosto pred njo tudi pri kateri od teh drugih dimenzij, preprosto zato, ker so temeljna dokumentacija in sistemi enaki.
Vprašanje, katero delo je v določenem podjetju resnično mogoče prevzeti z AI, pa se razlikuje glede na organizacijo in nalogo; delovni sken podjetja FTE TO AI odgovarja na to vprašanje na ravni posamezne naloge, ne na ravni panoge ali dimenzije na splošno.
Mnoga podjetja v svoji prodajni zgodbi navajajo certificiranje kot svojo prednost, ne da bi lahko dokazala, v čem ta prednost natančno obstaja. Kdor želi to trditev podkrepiti, v pristopu za podkrepitev trditve o lastni kakovosti z dokazi najde način, kako od trditve preiti k matriki dokazov. In kdor pri tej dimenziji zaostaja za primerljivo skupino, lahko v korakih, ki jih velja narediti po zaostanku pri neki dimenziji prebere, kaj velja pri tem pretehtati.
Prvi korak ni celotna primerjalna analiza, ki je še v izdelavi, temveč kratek popis: opredelite, na čem menite, da imate prednost pred svojo primerljivo skupino, ter pri brezplačnem preverjanju dimenzij preverite, katere od teh trditev je mogoče trenutno podkrepiti z dokazi. To takoj pokaže, ali je certificiranje za vašo organizacijo dokazljiva prednost ali trditev, ki jo je treba še podkrepiti.