Certifikace dlouho platila za otázku trpělivosti. Naplánovat audit, sesbírat dokumentaci, provést opravy, znovu podat. Kdo v tom byl dobrý, měl především silnou administrativu a zaměstnance, který přesně věděl, jaký důkaz patří k jaké normě. Srovnání mezi dodavateli se tak týkalo doby zpracování: kdo dokázal svůj certifikát ISO nebo NEN obnovit nejrychleji, působil jako ten, kdo má vše nejlépe pod kontrolou.
Toto srovnání už zdaleka neplatí všude. V okamžiku, kdy sestavování dokumentace, odvozování důkazů k normovým požadavkům a signalizování odchylek zčásti provádí AI, se posouvá to, co certifikát o dodavateli vlastně vypovídá. Už ne: tato strana si na to udělala čas. Ale: tato strana má systém, který nepřetržitě prokazuje, že splňuje požadavky.
Certifikační proces se skládá z několika opakujících se činností. Shromažďování dokumentů a jejich propojování s normovými požadavky je z velké části rozpoznávání vzorů: jaký postup patří k jakému článku, jaký důkaz ještě chybí. To je práce, jejíž část dnes již přebírá AI, a to ve firmách, které mají svou dokumentaci kvality strukturovaně uloženou.
Signalizování odchylek předtím, než je najde auditor, spadá do mezikategorie: AI může navrhnout koncept zjištění, ale manažer kvality posuzuje, zda je odchylka skutečně relevantní a jaká oprava je nutná. Lidský dohled s odůvodněním schválení nebo zamítnutí zde zůstává normou, ne proto, že by to jinak nešlo, ale proto, že chybné posouzení se přímo dotýká certifikátu.
Rozhovor s auditorem, vysvětlení, proč je určitý proces uspořádán tak, jak je, zvažování mezi normou a praktickou situací: to zůstává prací lidí. Žádná firma nenechává systém, aby samostatně jednal s certifikačním orgánem.
Nákupčí, který certifikaci stanoví jako požadavek, obvykle srovnává podle přítomnosti papíru: má dodavatel certifikát, nebo ne. To se nemění. Co se ale mění, je otázka, která se za tím skrývá a která se stále častěji klade: jak aktuální je důkaz, na kterém tento certifikát stojí, a jak rychle dokáže dodavatel prokázat, že byl zaveden nový požadavek.
Dodavatel, u kterého se dokumentace udržuje nepřetržitě, dokáže na tuto otázku odpovědět během dnů. Dodavatel, u kterého se dokumentace jednou za rok vyleští před auditem, na to potřebuje týdny, nebo musí odpověď dlužit až do dalšího cyklu. Ve výběrovém řízení nebo v selekčním procesu je tento rozdíl viditelný, i když obě strany mají na zdi visící stejný certifikát.
Zda organizace tuto výhodu už využívá, nezávisí na oboru, ale na uspořádání. Firmy, kde je dokumentace kvality centrálně a strukturovaně zaznamenaná, mohou tuto dokumentaci předat systému, který ji dále průběžně prověřuje. Firmy, kde jsou dokumenty rozptýlené po složkách, e-mailových schránkách a v hlavě jednoho pracovníka kvality, jednoduše nemají základ, na kterém by AI mohla něco převzít.
To není otázka personální, ale datová. Tam, kde se přerozděluje tvorba dokumentace a dohled nad zaměstnanci, platí vlastní zákonné požadavky; to je věcí zaměstnavatele, ne tohoto srovnání. Co tady záleží, je, kolik hodin se v organizaci uvolní, když sestavování důkazů jde rychleji, a kam se tato uvolněná kapacita fte následně přesune: do více certifikací, do rychlejší reakce na nové normy, nebo do něčeho jiného.
Certifikace zřídka stojí v rozhodování o nákupu samostatně. Stejný posun se odehrává u reakční doby mezi poptávkou a nabídkou, u toho, jak snadno klient projde procesem objednávání a uzavírání smluv a u způsobu, jakým se zaznamenávají a dodržují dohody o záruce a riziku. Dodavatel, který vede v certifikaci, má často náskok i v jedné z těchto dalších dimenzí, jednoduše proto, že podkladová dokumentace a systémy jsou stejné.
Otázka, jakou práci lze v konkrétní firmě skutečně převést na AI, se však liší podle organizace a podle úkolu; pracovní skenování FTE TO AI odpovídá na tuto otázku na úrovni úkolu, ne na úrovni oboru nebo dimenze obecně.
Mnoho firem uvádí certifikaci jako silnou stránku ve svém prodejním příběhu, aniž by dokázaly prokázat, v čem přesně tato silná stránka spočívá. Kdo chce toto tvrzení podložit, najde v přístupu k podložení tvrzení o kvalitě důkazy způsob, jak přejít od tvrzení k důkazní matrici. A kdo v této dimenzi zaostává za svou peer group, může si v krocích, které je třeba podniknout po zaostání v určité dimenzi přečíst, co v tomto ohledu zvážit.
Prvním krokem není úplný benchmark, který se ještě připravuje, ale krátká inventarizace: určete, v čem si myslíte, že vítězíte nad svou peer group, a ověřte u bezplatné kontroly dimenze, která z těchto tvrzení lze v tomto okamžiku podložit důkazy. To okamžitě ukáže, zda je certifikace pro vaši organizaci prokazatelným náskokem, nebo tvrzením, které ještě potřebuje podložení.