Per lungo tempo la certificazione è stata considerata una questione di pazienza. Pianificare un audit, raccogliere dossier, apportare correzioni, ripresentare la domanda. Chi era bravo in questo aveva soprattutto un'amministrazione solida e un collaboratore che sapeva esattamente quale prova corrispondesse a quale norma. Il confronto tra fornitori riguardava quindi il tempo di attraversamento: chi riusciva a rinnovare il proprio certificato ISO o NEN più velocemente, sembrava avere il maggior controllo.
Quel confronto non regge più ovunque. Nel momento in cui la composizione del dossier, la riconduzione delle prove ai requisiti normativi e la segnalazione delle deviazioni vengono in parte svolte dall'AI, cambia ciò che un certificato dice di un fornitore. Non più: questa parte ha dedicato il tempo necessario. Ma piuttosto: questa parte dispone di un sistema che dimostra continuamente di soddisfare i requisiti.
Un percorso di certificazione consiste in una serie di attività ricorrenti. Raccogliere documenti e collegarli ai requisiti normativi è in gran parte riconoscimento di schemi: quale procedura corrisponde a quale articolo, quale prova manca ancora. Questo è lavoro di cui l'AI già oggi si assume in parte l'onere, nelle aziende che hanno archiviato la propria documentazione di qualità in modo strutturato.
Segnalare le deviazioni prima che un auditor le trovi rientra nella categoria intermedia: l'AI può proporre una bozza di rilievo, ma è un responsabile della qualità a valutare se la deviazione sia effettivamente rilevante e quale correzione sia necessaria. Il controllo umano con motivazione di approvazione o rifiuto rimane qui la norma, non perché non si possa fare diversamente, ma perché una valutazione errata incide direttamente sul certificato.
Il colloquio con l'auditor, la spiegazione del perché un processo è organizzato in un certo modo, il bilanciamento tra norma e situazione pratica: questo rimane lavoro umano. Nessuna azienda lascia che un sistema negozi autonomamente con un ente di certificazione.
Un acquirente che pone la certificazione come requisito confronta di norma la presenza del documento: il fornitore ha il certificato oppure no. Questo non cambia. Ciò che cambia è la domanda successiva, posta sempre più spesso: quanto è aggiornata la prova su cui si basa quel certificato, e con quale rapidità il fornitore può dimostrare che un nuovo requisito è stato implementato.
Un fornitore la cui documentazione viene aggiornata continuamente può rispondere a quella domanda entro pochi giorni. Un fornitore il cui dossier viene rimesso a lucido una volta l'anno in vista dell'audit necessita di settimane per farlo, oppure deve rimandare la risposta al ciclo successivo. In una gara d'appalto o in un percorso di selezione, questa differenza è visibile, anche se entrambe le parti hanno lo stesso certificato appeso al muro.
Se un'organizzazione coglie già questo vantaggio non dipende dal settore ma dall'organizzazione interna. Le aziende in cui la documentazione di qualità è registrata in modo centrale e strutturato possono alimentare quella documentazione a un sistema che continua a verificarla. Le aziende in cui i dossier sono sparsi tra cartelle, caselle di posta e la testa di un unico collaboratore addetto alla qualità semplicemente non hanno una base su cui l'AI possa subentrare.
Questa non è una questione di personale ma una questione di dati. Laddove la formazione dei dossier e il controllo sui dipendenti vengono ridistribuiti, si applicano i rispettivi requisiti di legge; questo spetta al datore di lavoro, non a questo confronto. Ciò che conta qui è quali ore si liberano nell'organizzazione quando la composizione delle prove procede più velocemente, e dove va a finire poi quella capacità in termini di fte: verso più certificazioni, verso una risposta più rapida a nuove norme, o verso qualcos'altro.
La certificazione raramente rappresenta un elemento isolato in una decisione d'acquisto. Lo stesso spostamento si verifica per il tempo di reazione tra richiesta e preventivo, per quanto facilmente un cliente attraversa il processo d'ordine e di contratto e per il modo in cui vengono stabiliti e rispettati gli accordi su garanzia e rischio. Un fornitore che è in vantaggio sulla certificazione spesso è in vantaggio anche su una di queste altre dimensioni, semplicemente perché la documentazione e i sistemi sottostanti sono gli stessi.
La domanda su quale lavoro, in una specifica azienda, sia realmente trasferibile all'AI varia però da organizzazione a organizzazione e da compito a compito; la scansione del lavoro di FTE TO AI risponde a questa domanda a livello di compito, non a livello di un settore o di una dimensione in generale.
Molte aziende citano la certificazione come punto di forza nel proprio discorso di vendita, senza però riuscire a dimostrare in cosa consista esattamente quel punto di forza. Chi vuole fondare tale affermazione trova in l'approccio per suffragare con prove una dichiarazione sulla qualità un modo per passare dalla dichiarazione alla matrice di prova. E chi su questa dimensione è in ritardo rispetto al proprio gruppo di riferimento può leggere in i passi da compiere dopo un ritardo su una dimensione cosa vale la pena considerare.
Il primo passo non è il benchmark completo, che è ancora in fase di sviluppo, ma un breve inventario: individuate su cosa pensate di essere in vantaggio rispetto al vostro gruppo di riferimento, e verificate con il controllo dimensionale gratuito quali di queste affermazioni siano al momento difendibili con prove. Ciò mostra subito se la certificazione rappresenta per la vostra organizzazione un vantaggio dimostrabile o un'affermazione che necessita ancora di fondamento.