Certyfikacja przez długi czas była kwestią cierpliwości. Zaplanować audyt, zebrać dokumentację, wprowadzić korekty, złożyć ponownie. Kto był w tym dobry, miał przede wszystkim silną administrację i pracownika, który dokładnie wiedział, który dowód należy do której normy. Porównanie między dostawcami dotyczyło więc czasu realizacji: kto najszybciej odnawiał swój certyfikat ISO lub NEN, wydawał się mieć najlepszą kontrolę.
To porównanie nie jest już wszędzie prawdziwe. W momencie gdy zestawianie dokumentacji, przypisywanie dowodów do wymogów normy i sygnalizowanie odchyleń są częściowo wykonywane przez AI, zmienia się to, co certyfikat mówi o dostawcy. Nie już: ta firma poświęciła na to czas. Ale: ta firma ma system, który stale wykazuje, że spełnia wymagania.
Proces certyfikacji składa się z kilku powtarzających się czynności. Zbieranie dokumentów i łączenie ich z wymogami normy to w dużej mierze rozpoznawanie wzorców: która procedura odpowiada któremu artykułowi, jakiego dowodu jeszcze brakuje. To praca, której część AI już dziś przejmuje, w firmach, które ustrukturyzowały swoją dokumentację jakościową.
Sygnalizowanie odchyleń przed tym, jak znajdzie je audytor, znajduje się w kategorii pośredniej: AI może zaproponować wstępne ustalenie, ale kierownik jakości ocenia, czy odchylenie jest faktycznie istotne i jaka korekta jest potrzebna. Ludzki nadzór z uzasadnieniem zatwierdzenia lub odrzucenia pozostaje tu normą, nie dlatego, że nie da się inaczej, ale ponieważ błędna ocena bezpośrednio wpływa na certyfikat.
Rozmowa z audytorem, wyjaśnienie, dlaczego proces został tak zorganizowany, wyważenie między normą a sytuacją praktyczną: to pozostaje pracą ludzi. Żadna firma nie pozwala systemowi samodzielnie negocjować z jednostką certyfikującą.
Kupujący, który stawia certyfikację jako wymóg, zazwyczaj porównuje na podstawie posiadania papieru: czy dostawca ma certyfikat, czy nie. To się nie zmienia. Zmienia się natomiast pytanie stojące za tym, które zadawane jest coraz częściej: jak aktualny jest dowód, na którym opiera się ten certyfikat, i jak szybko dostawca może wykazać, że nowy wymóg został wprowadzony.
Dostawca, u którego dokumentacja jest aktualizowana na bieżąco, może odpowiedzieć na to pytanie w ciągu dni. Dostawca, u którego dokumentacja jest odświeżana raz w roku przed audytem, potrzebuje na to tygodni lub musi pozostać z odpowiedzią do kolejnego cyklu. W przetargu lub procesie selekcji ta różnica jest widoczna, nawet jeśli obie strony mają na ścianie ten sam certyfikat.
Czy organizacja już wykorzystuje tę przewagę, nie zależy od sektora, lecz od organizacji wewnętrznej. Firmy, w których dokumentacja jakościowa jest zapisana centralnie i w sposób ustrukturyzowany, mogą przekazać tę dokumentację systemowi, który stale ją weryfikuje. Firmy, w których dokumentacja jest rozproszona po folderach, skrzynkach mailowych i głowie jednego pracownika działu jakości, po prostu nie mają podstawy, na której AI mogłoby coś przejąć.
To nie jest kwestia personalna, lecz kwestia danych. Tam, gdzie tworzenie dokumentacji i nadzór nad pracownikami są redystrybuowane, obowiązują odpowiednie wymogi prawne; to należy do pracodawcy, nie do tego porównania. Liczy się tutaj, jakie godziny zwalniają się w organizacji, gdy zestawianie dowodów przebiega szybciej, i dokąd trafia potem ta uwolniona pojemność fte: do większej liczby certyfikacji, do szybszej reakcji na nowe normy, czy do czegoś innego.
Certyfikacja rzadko stoi samodzielnie w decyzji zakupowej. To samo przesunięcie ma miejsce w przypadku czasu reakcji między zapytaniem a ofertą, w przypadku łatwości, z jaką klient przechodzi przez proces zamówienia i umowy oraz w przypadku sposobu, w jaki zapisywane i przestrzegane są ustalenia dotyczące gwarancji i ryzyka. Dostawca, który wyprzedza konkurencję w certyfikacji, często wyprzedza ją także w jednym z tych innych wymiarów, po prostu dlatego, że dokumentacja i systemy leżące u podstaw są te same.
Pytanie, jaka praca w konkretnej firmie może faktycznie zostać przejęta przez AI, różni się jednak w zależności od organizacji i zadania; skan pracy FTE TO AI odpowiada na to pytanie na poziomie zadania, nie na poziomie sektora czy wymiaru w ogóle.
Wiele firm wymienia certyfikację jako silny punkt w swojej narracji sprzedażowej, bez możliwości wykazania, na czym dokładnie ten silny punkt polega. Kto chce uzasadnić to twierdzenie, znajdzie w podejściu do potwierdzania twierdzenia o jakości dowodem sposób przejścia od twierdzenia do matrycy dowodowej. A kto jest w tym wymiarze w tyle za grupą porównawczą, może w krokach do podjęcia po zidentyfikowaniu zaległości w danym wymiarze przeczytać, co warto rozważyć.
Pierwszym krokiem nie jest pełny benchmark, który jest wciąż w budowie, lecz krótka inwentaryzacja: wskazać, w czym Państwo uważają, że wygrywają w porównaniu z grupą porównawczą, i sprawdzić w bezpłatnym teście wymiarów, które z tych twierdzeń można obecnie obronić dowodami. To od razu pokazuje, czy certyfikacja jest dla Państwa organizacji wykazywalną przewagą, czy twierdzeniem, które wciąż wymaga uzasadnienia.