Ne obstaja fiksen koledarski interval, ki bi ustrezal vsakemu trgu. Pogostost je odvisna od tega, kako hitro se vaš trg giblje, in od konkretnih dogodkov, ki lahko spremenijo vaš položaj — ne od letnega načrtovanja, ki se je naključno spet zaključilo.
Letni cikel je navada iz strateškega načrtovanja, ne iz tržne realnosti. Podjetje s 150 zaposlenimi, ki vsako jesen naroči izdelavo analize konkurence, lahko že junija naleti na presenečenje: konkurent zniža ceno, na trg vstopi nov ponudnik ali obstoječi igralec lansira funkcijo, ki ravno zadene dimenzijo, na kateri ste vedno zmagovali. Do trenutka, ko izide letna posodobitev, je škoda v prodajnem lijaku že vidna. Vprašanje torej ni "kdaj je spet na dnevnem redu", temveč "katere dimenzije trenutno določajo, ali bomo dobili ali izgubili posel" — in to se spreminja iz četrtletja v četrtletje hitreje, kot to omogočajo večina ciklov načrtovanja.
Obstaja nekaj praktičnih sprožilcev, ki tehtajo več kot datum v koledarju:
Pri organizaciji z 80 zaposlenimi na nišnem trgu se lahko zgodi, da se dve leti nič ne spremeni in ponovitev torej malo doda. Pri podjetju s 250 zaposlenimi na trgu s hitrim razvojem izdelkov pa je lahko ista raziskava v šestih mesecih že zastarela.
Ni treba vsake ponovitve narediti kot celovito analizo od začetka. Pogosto se premakne le del matrike dokazov: konkurent izboljša dobavni čas, drug zviša ceno, tretji izgubi dobrega prodajalca. Vprašanje je torej, katere dimenzije trenutno dejansko odločajo o poslu — kar se lahko razlikuje glede na fazo trga in je podrobneje obravnavano na strani o katere dimenzije določajo, ali zmagujete na trgu. Če te dimenzije ostajajo stabilne, pogosto zadošča ciljno usmerjena posodobitev ocen. Če pa se same dimenzije premikajo — na primer, ker cena umika prostor hitrosti implementacije kot odločilnemu dejavniku — je potrebna širša revizija, vključno z utemeljitvijo za vsako oceno. Kako ta utemeljitev nastane, ne da bi zapadli v predpostavke, je opisano pri kako ocenite konkurenta brez predpostavk.
Vodstvena ekipa podjetja z približno 120 zaposlenimi je sprva vsako jesen posodabljala analizo konkurence, povezano s proračunskim ciklom. Po dveh četrtletjih upadanja stopnje zmag se je izkazalo, da je konkurent vmes izboljšal dimenzijo, ki je bila v zadnji analizi ocenjena kot šibka. Informacija je bila na voljo — v izgubljenih poslih in v pogovorih s prodajo — vendar ni bila povezana z matriko dokazov, ker se je ta znova odprla šele novembra. Od tega trenutka je bila ponovitev vezana na odstotek izgubljenih ponudb namesto na koledar: takoj ko je ta odstotek presegel določeno mejo, se je analiza znova odprla na dimenzijah, ki so bile najpogosteje navedene kot razlog za izgubo.
Če ni jasno, ali je trenutni zaostanek naključje ali vzorec, je mogoče pridobiti prvo indikacijo, ne da bi začeli celoten postopek. Brezplačni preizkus izgube na podlagi cene obsega osem vprašanj in pokaže, katera dimenzija verjetno pušča v prodajnem ciklu — izhodišče za ugotovitev, ali ima popolna ponovitev zdaj smisel ali lahko še počaka.
Če ta preizkus, ali lasten občutek glede izgubljenih poslov, kaže na konkreten zaostanek, naslednje vprašanje ni več, kdaj boste znova merili, temveč kaj boste s tem zaostankom storili — izbira, ki je pojasnjena pri kaj storite z zaostankom na dimenziji. Zapiranje vrzeli na dimenziji namreč ni vprašanje ponovnega merjenja, temveč izvedbe v procesih, ljudeh in sistemih. Kaj ta izvedba stane in kateri del tega lahko prevzame AI, je podrobno predstavljeno v delovni analizi na ftetoai.com.